Polskie firmy, które inwestują w badania i rozwój, mogą skorzystać nie tylko ze standardowej ulgi B+R, ale także z dodatkowego mechanizmu — ulgi na innowacyjnych pracowników.
Jej główna cecha polega na tym, że pozwala ona wykorzystać tę część ulgi B+R, której firma nie mogła odliczyć od dochodu z powodu niewystarczającego dochodu lub poniesionej straty podatkowej.
Innymi słowy, jeśli firma ponosiła wydatki na prace badawczo-rozwojowe, ale nie mogła w pełni wykorzystać przysługującej jej ulgi B+R, część niewykorzystanej kwoty można zastosować do zmniejszenia zaliczek na PIT za innowacyjnych pracowników.
Kto może skorzystać z ulgi
Ulga jest przeznaczona dla przedsiębiorstw, które:
- są płatnikami PIT jako pracodawcy lub zleceniodawcy odpowiednich świadczeń;
- uzyskują przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych;
- prowadzą działalność w zakresie badań i rozwoju (B+R);
- posiadają niewykorzystaną część ulgi B+R z powodu straty lub niewystarczającej wysokości dochodu.
Przy czym mowa tu dokładnie o firmach, które zatrudniają pracowników lub angażują osoby fizyczne do wykonywania prac bezpośrednio związanych z B+R.
Kto jest uważany za innowacyjnego pracownika
Ulga dotyczy osób fizycznych, które są bezpośrednio zaangażowane w działalność badawczo-rozwojową.
Jednym z kluczowych warunków jest czas, który dana osoba faktycznie poświęca na pracę w sferze B+R.
Pracownik jest uznawany za spełniającego kryteria, jeśli na działalność B+R przypada co najmniej 50% jego ogólnego czasu pracy w danym miesiącu.
Analogiczne kryterium stosuje się do osób wykonujących prace B+R na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło — co najmniej 50% czasu przewidzianego na wykonanie usługi musi być związane z działalnością B+R.
Dlatego w celu skorzystania z ulgi firma musi prowadzić dodatkową ewidencję czasu pracy, która pozwala potwierdzić udział pracowników w działalności badawczo-rozwojowej.
Jak działa ulga
Mechanizm ten można wyjaśnić na prostym przykładzie.
Załóżmy, że firma w ciągu roku poniosła kwalifikowane koszty na działalność B+R i uzyskała prawo do ulgi podatkowej w wysokości 100 000 PLN.
Jednak z powodu niskiego dochodu lub straty podatkowej mogła wykorzystać jedynie 60 000 PLN.
Niewykorzystane 40 000 PLN niekoniecznie przepadają.
Pod warunkiem spełnienia wymogów prawnych firma może wykorzystać tę nieodliczoną część w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników — poprzez zmniejszenie zaliczek na PIT, które powinna przekazywać do urzędu skarbowego od dochodów odpowiednich osób fizycznych.
W praktyce daje to firmie możliwość szybszego skorzystania z efektu ekonomicznego wydatków na R&D.
Jakie wypłaty można uwzględnić
Zmniejszenie może dotyczyć zaliczek na PIT związanych z dochodami uzyskanymi przez osoby fizyczne w szczególności z tytułu:
- umowy o pracę;
- stosunku służbowego;
- pracy nakładczej;
- spółdzielczego stosunku pracy;
- umów zlecenia;
- umów o dzieło;
- praw autorskich.
Przy czym ulga nie ma zastosowania do wszystkich pracowników firmy, a jedynie do tych, którzy spełniają kryteria zaangażowania w B+R.
Ile można odliczyć
Kwotę, o którą można pomniejszyć zaliczki na PIT, ustala się poprzez pomnożenie niewykorzystanej części ulgi B+R przez stawkę podatku stosowaną wobec firmy w danym roku podatkowym.
Oznacza to, że nie jest to stała kwota zapomogi ani grant ze ustalonym limitem.
Wysokość faktycznej korzyści podatkowej zależy od:
- kwoty niewykorzystanej ulgi B+R;
- stawki podatku;
- liczby i struktury wypłat dla innowacyjnych pracowników;
- spełnienia innych warunków przewidzianych przepisami prawa.
Kiedy można skorzystać z ulgi
Obowiązuje ważna zasada dotycząca momentu skorzystania z ulgi.
Zmniejszać zaliczki na PIT można począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono zeznanie podatkowe, w którym wykazano odpowiednią ulgę.
Z mechanizmu można korzystać do końca roku podatkowego, w którym zostało złożone to zeznanie.
Nie ma potrzeby uprzedniego powiadamiania urzędu skarbowego o zamiarze skorzystania z ulgi.
Jakie dokumenty są potrzebne
Dla prawidłowego zastosowania ulgi firma musi mieć możliwość potwierdzenia:
- prawa do ulgi B+R;
- kwoty niewykorzystanej części tej ulgi;
- udziału konkretnych pracowników lub zleceniobiorców w działalności B+R;
- wymaganego udziału czasu poświęconego na prace badawczo-rozwojowe.
Szczególnie ważna jest ewidencja czasu pracy, ponieważ to ona pozwala potwierdzić spełnienie kryterium co najmniej 50% zaangażowania w B+R.
Jak wykazywana jest ulga
Ulga na innowacyjnych pracowników powinna być wykazywana w odpowiednich deklaracjach dotyczących PIT, w szczególności PIT-4R lub PIT-8AR.
Jednocześnie samej ulgi na innowacyjnych pracowników nie trzeba pokazywać w deklaracjach CIT.
Jest to ważna różnica: mechanizm jest powiązany z podatnikiem CIT, ale faktyczne pomniejszenie odbywa się poprzez zaliczki na PIT, które firma płaci jako płatnik.
Kiedy ulga nie ma zastosowania
Z mechanizmu nie można skorzystać w każdej sytuacji.
W szczególności ulga nie ma zastosowania, jeśli firma ma prawo do zwrotu ulgi B+R.
Prawo przewiduje również odrębne ograniczenia dla niektórych kategorii podatników, m.in. dla niektórych przedsiębiorstw o szczególnym statusie zatrudnienia.
Warto również zwrócić uwagę, że Podatkowa Grupa Kapitałowa (PGK) nie może skorzystać z tej ulgi, ponieważ podatnikiem CIT jest sama grupa, podczas gdy spółki wchodzące w jej skład występują jako płatnicy PIT.
Dlaczego ta ulga jest ważna dla biznesu innowacyjnego
Badania i rozwój często wymagają znacznych inwestycji jeszcze zanim firma zacznie osiągać zyski z nowego produktu lub technologii.
Właśnie dlatego sytuacja, w której koszty B+R zostały już poniesione, a pełne wykorzystanie ulgi podatkowej jest niemożliwe z powodu niewystarczającego dochodu, jest jak najbardziej realna.
Ulga na innowacyjnych pracowników pozwala częściowo rozwiązać ten problem.
Faktycznie stwarza ona dodatkowy sposób na wykorzystanie nieodliczonej ulgi B+R, łącząc ją z wydatkami firmy na ludzi bezpośrednio pracujących nad projektami badawczymi i innowacyjnymi.
Dla firm, które systematycznie inwestują w R&D, może to stanowić ważny element planowania podatkowego.
Co firma musi zrobić
Jeśli enterprise planuje skorzystać z ulgi, należy kolejno:
- Ustalić, czy firma ma prawo do ulgi B+R.
- Określić, jaka część ulgi pozostała niewykorzystana.
- Wskazać pracowników i wykonawców bezpośrednio zajmujących się B+R.
- Sprawdzić, czy ich udział spełnia wymóg co najmniej 50% czasu pracy.
- Zapewnić należytą ewidencję czasu pracy nad B+R.
- Złożyć odpowiednią deklarację podatkową.
- Począwszy od następnego miesiąca, w razie potrzeby pomniejszać zaliczki na PIT w ramach dozwolonej kwoty.
Jednocześnie przed zastosowaniem ulgi warto przeanalizować konkretną sytuację firmy z księgowym lub doradcą podatkowym, ponieważ błąd w klasyfikacji działalności B+R lub dokumentacji może podważyć prawo do odliczenia.
Ważne
Ulga na innowacyjnych pracowników to nie osobny grant ani bezpośrednie finansowanie. Jest to mechanizm podatkowy powiązany z ulgą B+R.
Jego głównym celem jest umożliwienie firmom wykorzystania nieodliczonej części kosztów na działalność badawczo-rozwojową poprzez pomniejszenie zaliczek na PIT za innowacyjnych pracowników.
Dla przedsiębiorstw rozwijających nowe technologie, produkty, oprogramowanie lub inne rozwiązania innowacyjne warto sprawdzić nie tylko dostępność finansowania grantowego, ale także możliwości, jakie daje polski system podatkowy.
Źródło: Ministerstwo Finansów Polski, podatki.gov.pl.
Oficjalne informacje o uldze na innowacyjnych pracowników