W Polsce organizacje pozarządowe coraz częściej spotykają się z wezwaniami z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) dotyczącymi podania informacji o adresach zamieszkania członków zarządu.
Wymóg ten wywołuje wiele pytań wśród przedstawicieli fundacji, stowarzyszeń oraz innych organizacji pozarządowych. Dlaczego organy sądowe wymagają takich danych i co muszą zrobić organizacje, aby uniknąć problemów z rejestracją?
Co się dzieje
Ostatnio niektóre organizacje składające dokumenty do KRS lub aktualizujące swoje dane rejestracyjne otrzymują wezwania do przedłożenia oświadczeń o adresach zamieszkania członków zarządu.
Chodzi tutaj nie o adres organizacji, ale właśnie o prywatny adres osoby wchodzącej w skład organów zarządzających.
Takie wymogi mogą pojawić się podczas:
- rejestracji nowej organizacji;
- wprowadzania zmian w składzie zarządu;
- aktualizacji danych w rejestrze;
- składania poszczególnych dokumentów rejestracyjnych.
Dlaczego KRS pyta o adresy członków zarządu
Wymóg ten wiąże się z przepisami polskiego prawa, które przewidują możliwość identyfikacji osób odpowiedzialnych za działalność osoby prawnej.
Adresy zamieszkania są wykorzystywane do:
- potwierdzenia tożsamości członka zarządu;
- zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów;
- możliwości prowadzenia oficjalnej korespondencji;
- spełnienia wymogów przepisów o rejestracji.
Jednocześnie adresy te nie są publikowane w ogólnodostępnym rejestrze KRS.
Czy to nowy wymóg
Formalnie obowiązek podawania danych adresowych istnieje już od pewnego czasu, jednak w ostatnim okresie organy sądowe zaczęły uważniej weryfikować zgodność składanych dokumentów z wymogami prawa.
Właśnie dlatego organizacje coraz częściej otrzymują prośby o uzupełnienie pakietów dokumentów o odpowiednie oświadczenia.
Jakie dokumenty mogą być wymagane
W różnych sytuacjach KRS może poprosić o:
- pisemne oświadczenie o adresie zamieszkania członka zarządu;
- doprecyzowanie danych osobowych;
- dodatkowe dokumenty potwierdzające informacje.
Szczegółowa lista zależy od charakteru zmian, jakie zgłasza organizacja.
Czy dotyczy to fundacji i stowarzyszeń
Tak.
Wymóg może dotyczyć:
- fundacji;
- stowarzyszeń;
- związków stowarzyszeń;
- organizacji społecznych;
- innych osób prawnych zarejestrowanych w KRS.
Szczególną uwagę na tę kwestię powinny zwrócić organizacje, które w najbliższym czasie planują zmiany w składzie zarządu lub składanie dokumentów do rejestru.
Co powinny zrobić organizacje
Aby uniknąć opóźnień w rozpatrywaniu dokumentów, zaleca się:
- zweryfikowanie aktualności danych członków zarządu;
- przygotowanie niezbędnych oświadczeń z wyprzedzeniem;
- dokładne zapoznanie się z wymogami KRS przed złożeniem dokumentów;
- prowadzenie wewnętrznej dokumentacji dotyczącej składu organów zarządzających.
Terminowe przygotowanie dokumentów pozwala uniknąć dodatkowych wezwań ze strony sądu i przyspiesza procedurę rejestracji.
Dlaczego jest to ważne dla sektora pozarządowego
Dla organizacji pozarządowych prawidłowe prowadzenie dokumentacji rejestracyjnej ma ogromne znaczenie.
Wszelkie błędy lub brak wymaganych dokumentów mogą skutkować:
- opóźnieniami w procedurach rejestracyjnych;
- koniecznością ponownego składania dokumentów;
- dodatkowymi kosztami administracyjnymi;
- utrudnieniami w realizacji projektów i programów grantowych.
Jest to szczególnie istotne dla organizacji współpracujących z partnerami międzynarodowymi lub realizujących projekty grantowe.
Podsumowanie
Zwiększona uwaga KRS skupiona na danych członków zarządu świadczy o bardziej skrupulatnej kontroli procedur rejestracyjnych w Polsce.
Fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje pozarządowe powinny z wyprzedzeniem weryfikować swoje dokumenty oraz być gotowe do dostarczenia niezbędnych informacji o członkach organów zarządzających, aby uniknąć przestojów w pracy i procesach rejestracyjnych.
Potrzebujesz pomocy dla organizacji pozarządowej?
ANTGLOB UA pomaga:
- orientować się w wymogach polskiego prawa;
- przygotowywać dokumenty dla NGO;
- wyszukiwać możliwości grantowe;
- rozwijać partnerstwa międzynarodowe;
- współpracować z polskimi i europejskimi programami wsparcia.
Prawidłowa dokumentacja to fundament stabilnej pracy każdej organizacji oraz sukcesu w realizacji projektów.